W poprzednim artykule przyjrzeliśmy się temu, dlaczego intranety często nie spełniają swojej funkcji i jakie błędy najczęściej pojawiają się w projektach intranetowych. Tym razem idziemy o krok dalej i zadajemy pytanie: jak powinien wyglądać intranet, który naprawdę działa?
Obecnie środowisko pracy wygląda zupełnie inaczej niż jeszcze kilka lat temu. Pracujemy hybrydowo, korzystamy z wielu systemów jednocześnie, a tempo przepływu informacji jest znacznie większe. W takich warunkach „klasyczny” intranet – jako oddzielna platforma do publikowania treści – to trochę za mało. Potrzebne jest rozwiązanie, które porządkuje komunikację, łączy systemy i dostarcza informacje dokładnie tam, gdzie są najbardziej potrzebne.
O tym, jak wygląda ta zmiana, rozmawiamy z Grzegorzem Ciwoniukiem, CGO, oraz Kamilą Zarachowicz, Customer Success Manager z Workai – naszego partnera technologicznego i twórcy platformy intranetowej, którą wspólnie wdrażamy u naszych klientów.
Co właściwie zmieniło się w sposobie pracy w ostatnich latach?
Grzegorz Ciwoniuk, CGO, Workai: W sposobie pracy zmieniło się właściwie wszystko – i to nie tylko na poziomie narzędzi, ale całego modelu pracy. Przede wszystkim przeszliśmy na pracę hybrydową i rozproszoną. Zespoły nie siedzą już razem w jednym biurze, często nie pracują nawet w tych samych godzinach. To sprawia, że komunikacja przestała być prosta i przewidywalna. Dziś informacja musi dotrzeć do pracownika niezależnie od tego, czy jest w biurze, w terenie, czy pracuje z domu.
Do tego doszła ogromna liczba narzędzi. Mamy Teamsy, maile, intranet, portale pracownicze, gazetki, różne systemy biznesowe. Każde z nich działa dobrze samo w sobie, ale razem tworzą dość chaotyczne środowisko. W praktyce pracownik musi sam zbierać potrzebne informacje z różnych miejsc.
Efekt jest taki, że mamy przeciążenie informacyjne. Ludzie spędzają coraz więcej czasu na szukaniu informacji zamiast na działaniu. Z naszych doświadczeń wynika, że brak jednego miejsca dostępu do wiedzy realnie obniża produktywność i frustruje użytkowników.
No i zmieniły się też oczekiwania. Dziś nikt nie chce „szukać” informacji. Każdy chce po prostu szybko znaleźć odpowiedź. Problem w tym, że wiele narzędzi do komunikacji powstało w innych realiach i dziś zwyczajnie nie pasuje do sposobu, w jaki pracują organizacje.
Dlaczego intranet jako narzędzie przestaje działać?
Grzegorz Ciwoniuk: Bo był projektowany jako narzędzie do publikowania treści. Trochę jak cyfrowa tablica ogłoszeń albo magazyn dokumentów. I to podejście dziś już się nie sprawdza, z kilku powodów.
Po pierwsze: zakłada, że użytkownik sam znajdzie informację. Po drugie: funkcjonuje jako osobny kanał, oderwany od codziennej pracy. Po trzecie: nie bierze pod uwagę kontekstu użytkownika – jego roli, miejsca pracy czy aktualnych potrzeb. No i często nie integruje się dobrze z narzędziami, z których ludzie faktycznie korzystają na co dzień.
W efekcie intranet staje się po prostu kolejnym miejscem do sprawdzenia, a nie czymś, co realnie pomaga w pracy. Dlatego organizacje zaczynają zmieniać podejście – przestają myśleć o intranecie jak o narzędziu, a zaczynają traktować go jako element większego ekosystemu komunikacji i wiedzy.
Czym jest „ekosystem komunikacji” w kontekście intranetu?
Kamila Zarachowicz, Customer Success Manager, Workai: Najprościej ujmując to podejście, w którym intranet nie jest osobnym bytem, tylko czymś, co spina całą komunikację, wiedzę i narzędzia pracy. Inaczej mówiąc – wszystko jest ze sobą połączone. Komunikacja, wiedza i procesy nie są rozrzucone po różnych systemach, tylko tworzą jedną spójną całość. Pracownik nie musi się przełączać między narzędziami.
Informacje trafiają do pracownika w kontekście pracy. Czyli na przykład w Teamsach, w intranecie albo w aplikacji mobilnej, czyli tam, gdzie akurat działa. Do tego system zaczyna działać proaktywnie – to nie użytkownik szuka informacji, tylko informacje „przychodzą” do niego wtedy, kiedy są potrzebne.
Bardzo ważna jest też integracja z Microsoft 365 (Teamsami), bo to pozwala naturalnie osadzić wszystko w środowisku pracy. Dochodzi centralne zarządzanie treścią, które daje spójność komunikacji, oraz personalizacja, dzięki której każdy widzi to, co jest dla niego istotne.
No i dostępność, zarówno na desktopie, jak i mobile. To sprawia, że rozwiązanie działa dla wszystkich pracowników, nie tylko biurowych.
Jak zmienia się rola intranetu w organizacji?
Grzegorz Ciwoniuk: Ta zmiana jest duża, bo intranet przestaje być tylko narzędziem komunikacji, a zaczyna realnie wpływać na to, jak działa biznes. Przede wszystkim widać to w podejmowaniu decyzji. Jeśli pracownicy mają szybki dostęp do aktualnych i uporządkowanych informacji, decyzje zapadają szybciej i są po prostu lepsze – a to bezpośrednio przekłada się na produktywność. Znika czas tracony na szukanie informacji, wiedza jest lepiej poukładana, a wszystko działa w ramach jednego środowiska.
Intranet zaczyna też odgrywać ważną rolę w onboardingu i zarządzaniu wiedzą. Nowe osoby szybciej odnajdują się w organizacji, bo mają dostęp do wszystkiego w jednym miejscu. Z kolei wiedza przestaje być rozproszona po różnych systemach i zespołach. Szczególnie wyraźnie widać to w dużych organizacjach. Stworzenie jednego, spójnego środowiska komunikacji i wiedzy realnie poprawia dostęp do informacji i zwiększa zaangażowanie pracowników.
Kogo w organizacji dotyczy ta zmiana?
Grzegorz Ciwoniuk: To nie jest temat tylko dla komunikacji albo IT. Nowoczesny intranet jako ekosystem angażuje wiele obszarów: komunikację wewnętrzną, HR, IT, biznes, operacje, a także zarząd.
Komunikacja odpowiada za przekaz i kanały. HR za onboarding, rozwój i kulturę. IT za integracje i bezpieczeństwo. Biznes za dostęp do wiedzy i procesów. Zarząd za strategiczne wykorzystanie informacji.
Kluczowe jest to, że to musi być współpraca. Intranet przestaje być projektem jednego działu, a staje się elementem całej organizacji.
Po czym poznać dobrze zaprojektowany intranet?
Kamila Zarachowicz: To przede wszystkim widać w codziennej pracy. Pracownicy wiedzą, gdzie znaleźć informacje i rzeczywiście z tego korzystają. Nie muszą już zgadywać ani szukać w kilku miejscach.
Komunikacja nie jest rozproszona, tylko spójna i zarządzana centralnie. Intranet nie jest dodatkiem, a naturalną częścią pracy. Pojawia się jedno, wiarygodne źródło informacji i wiedzy, do którego wszyscy mają dostęp.
Widać też wyraźnie, że informacje docierają szybciej, a pracownicy są na bieżąco z tym, co dzieje się w organizacji. Komunikacja zaczyna realnie wspierać budowanie kultury organizacyjnej, a nie tylko przekazywanie ogłoszeń.
Bardzo ważny jest też feedback. Dzięki temu, że jest natychmiastowy, organizacja może szybko reagować i dostosowywać działania. Do tego dochodzi analityka, która pokazuje, co działa, a co nie – i pozwala jeszcze lepiej docierać z przekazem.
No i co istotne, w takich organizacjach widać wysoką adopcję. Ludzie faktycznie korzystają z platformy, a nie tylko mają do niej dostęp. Z naszych doświadczeń wynika, że połączenie centralizacji i personalizacji bardzo mocno zwiększa zasięg komunikacji i zaangażowanie pracowników.
Jak to podejście przekłada się na wdrożenie intranetu?
Kamila Zarachowicz: Z perspektywy wdrożenia to tak naprawdę sprowadza się do kilku prostych zasad.
Po pierwsze, integracja z tym, co już działa w organizacji – nowoczesny intranet nie zastępuje narzędzi, tylko je łączy. Chodzi o to, żeby Teams, Microsoft 365 czy inne systemy biznesowe tworzyły jedno, spójne środowisko pracy.
Po drugie, projektowanie pod użytkownika. Kluczowe są tu architektura informacji, personalizacja i UX. To nie system ma być w centrum, tylko człowiek i jego codzienne potrzeby.
Po trzecie, wykorzystanie AI. To wyraźnie zmienia sposób korzystania z intranetu. Pracownicy mogą wyszukiwać informacje w naturalny sposób, dostają podpowiedzi i gotowe podsumowania. Dzięki temu szybciej znajdują odpowiedzi i podejmują decyzje.
I wreszcie ciągły rozwój. Intranet to nie jest coś, co się wdraża i zamyka temat. To rozwiązanie, które trzeba stale rozwijać i dopasowywać, zarówno pod kątem treści, jak i technologii.
Czy możecie podać przykład takiego wdrożenia?
Kamila Zarachowicz: Dobrym przykładem jest jeden z projektów zrealizowanych we współpracy z naszym partnerem – Infinity Group – dla dużej organizacji z branży deweloperskiej. Firma mierzyła się z typowym problemem: rozproszoną komunikacją i brakiem jednego, spójnego źródła informacji dla pracowników – szczególnie tych pracujących w terenie.
Wdrożenie nowego intranetu pozwoliło uporządkować komunikację i zebrać wiedzę w jednym miejscu, dostępnym zarówno na desktopie, jak i na urządzeniach mobilnych. Kluczowe było też dopasowanie treści do różnych grup pracowników oraz integracja z narzędziami, z których już korzystali na co dzień.
W efekcie pracownicy zyskali szybki dostęp do najważniejszych informacji, komunikacja stała się bardziej spójna, a organizacja realnie poprawiła przepływ wiedzy. Przełożyło się to nie tylko na większe zaangażowanie, ale też na sprawniejsze działanie całych zespołów.
Więcej o tym wdrożeniu można przeczytać tutaj: https://workai.com/pl/case-study/dom-development-jak-usprawnic-komunikacje-wewnetrzna/
Oraz tutaj:
https://www.infinity-group.pl/case-studies/dom-development-workai-intranet
Podsumowanie: Co jest najważniejszym wnioskiem dla organizacji?
Z rozmowy z zespołem Workai jasno wybrzmiewa, że współczesny intranet wymaga zmiany podejścia – zarówno na poziomie projektowania, jak i jego roli w organizacji. Nie jest już wystarczające traktowanie go jako narzędzia do publikowania treści czy dodatkowego kanału komunikacji – intranet powinien pełnić funkcję spójnego środowiska, które łączy komunikację, wiedzę oraz procesy biznesowe. Dopiero takie podejście pozwala uporządkować informacje, ułatwić dostęp do wiedzy i wesprzeć pracowników w codziennych zadaniach, niezależnie od miejsca i sposobu pracy.
Niedługo ukaże się trzeci artykuł we współpracy Infinity Group i Workai. Jeśli chcesz wiedzieć, jak przygotować organizację do wdrożenia intranetu, śledź nasze kanały social media. A jeśli chcesz wiedzieć, co możemy dla Ciebie zrobić – wypełnij poniższy formularz.
